Prozessoptimierung

Wir helfen Ihnen, Effektivität und Effizienz Ihrer Prozesse zu erhöhen und den Unternehmenswert nachhaltig zu steigern

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Ganzheitliche Beratung zu Prozessmanagement und Prozessoptimierung

Können Sie diese Fragen alle mit Ja beantworten? Falls nicht, sollten wir mal miteinander sprechen.

Ihre Prozesse sind vollständig und nachvollziehbar dokumentiert?
Die Prozessdokumentation wird regelmäßig überprüft und aktualisiert?
Es existiert ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten in Bezug auf die Prozessabläufe und das Prozessmanagement?
Es gibt Prozessverantwortliche, die aktiv durch das Management unterstützt werden?
Prozessziele werden aus den Geschäftszielen abgeleitet und transparent kommuniziert?
Die Performance der Prozesse wird regelmäßig gemessen und ausgewertet?
Es werden regelmäßig Maßnahmen zur Verbesserung der Prozessleistung durchgeführt?

Diese Fragen sind nur ein kleiner Auszug aus unserem Fragenkatalog zur Durchführung eines Prozessassessments, einer Methode zur Bewertung der Qualität und des „Reifegrads“ des Prozessmanagementsystems eines Unternehmens. Das Themenfeld Prozessmanagement ist umfangreich, vielfältig und im Zeitalter von Digitalisierung und digitaler Transformation sogar wichtiger denn je.

Die einzige Konstante in der heutigen Geschäftswelt ist der Wandel, und es werden nur die Unternehmen am Markt bestehen können, die diesen als dauerhafte Herausforderung betrachten und flexibel auf sich verändernde Marktsituationen reagieren können.

Nicht beherrschte Prozesse führen zu einer hohen Quote an Fehlern und Beanstandungen, langen Durchlaufzeiten, hohen Kosten, unzureichender Liefertreue und geringer Flexibilität.

Die Geschäftsprozesse sind die Nervenbahnen eines jeden Unternehmens und stellen infolgedessen eines der wesentlichen Elemente der Unternehmenssteuerung dar. Nur die Unternehmen, die Transparenz über ihre wertschöpfenden Prozesse erzeugen, diese aktiv gestalten sowie kontinuierlich messen und verbessern, schaffen die Basis für hohe Flexibilität und kurze Reaktionszeiten.

Warum Prozessmanagement?

Die funktionale Gliederung in Unternehmen führt zu zahlreichen Schnittstellen und lässt eine klare Verantwortung für die Prozesse in den Hintergrund treten. Es ist daher entscheidend, den Fokus bei der Optimierung auf die Prozessabläufe zu legen, damit Prozessblockaden, Überschneidungen, Intransparenz und komplexe Hierarchiestrukturen identifizieren werden können. Eine ganzheitliche Analyse ist der Schlüssel, um die Effizienz zu steigern und die Unternehmensleistung nachhaltig zu verbessern.

Unser praxiserprobtes Vorgehensmodell zur Prozessoptimierung

Unser grundsätzliches Vorgehen bei Projekten mit dem Ziel der Prozessoptimierung orientiert sich an unserem praxiserprobten Vorgehensmodell mit konkreten Zielen sowie klar definierten Aktivitäten und Ergebnissen je Phase.

Das Modell ist flexibel anpassbar und bei unseren Projekten richten wir uns natürlich auch nach den Anforderungen und Rahmenbedingungen unserer Kunden. Grundsätzlich geht es aber immer darum, den Ist-Zustand zu verstehen und zu bewerten, um auf Basis dieser Erkenntnisse die bestmögliche Lösung für eine Optimierung zu finden und umzusetzen.

Die Projektinitialisierung legt den Grundstein für eine erfolgreiche Projektdurchführung. Ein sehr wichtiger Schritt ist hier insbesondere das Projekt-Setup, d.h. die Bildung des Kern-Projektteams zusammen mit den Mitarbeitern des Kunden, die Festlegung von Entscheidungs- und Kommunikationswegen sowie die gemeinsame Abstimmung von Projektzielen, Scope und des grundsätzlichen Vorgehens.

Das Ziel der Optimierung besteht in der Entwicklung verschiedener Alternativen für einen neuen Prozessablauf auf Basis der Ergebnisse der Prozessanalyse und der übergeordneten Projektziele, d.h. in Abhängigkeit von der Änderungsbereitschaft des Unternehmens für einen tiefgreifenden Wandel werden die Abläufe, die Aufbauorganisation und die IT neugestaltet. Ein sehr wichtiger Schritt in dieser Phase, besonders hinsichtlich der Akzeptanz bei den Beteiligten, ist auch die frühzeitige Identifikation und Umsetzung von „Quick Wins“, also Maßnahmen, die relativ kurzfristig realisiert werden können.

Das Ziel der Erhebung besteht in der Erfassung aller notwendigen Basisinformationen, um eine Dokumentation der Ist-Prozesse, die Erkennung von Schwachstellen sowie den Entwurf von Soll-Prozessen zu ermöglichen. Ein wichtiges Ziel der Erhebung ist neben der Erzeugung von Transparenz über die Prozessstrukturen die Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses über die Abläufe bei allen Beteiligten. Im Zuge der Erhebung werden in der Regel auch bereits erste Schwachstellen und Verbesserungsvorschläge identifiziert.

Das Ziel der Realisierungsphase besteht in der erfolgreichen Einführung der neuen Prozesse, Organisationstrukturen und IT-Systeme sowie deren nachhaltiger Stabilisierung. Die Umsetzung erfolgt kurz-, mittel- und langfristig, denn insbesondere IT-Anpassungen und mögliche Veränderungen der Aufbaustruktur hinsichtlich einer prozessorientierten Organisation erfordern einen erhöhten Aufwand hinsichtlich Planung, Fachkonzeption und Veränderungsmanagement. Erfolgsfaktoren in dieser Phase sind insbesondere das aktive Einbinden von Mitarbeitenden, das Management als „Treiber“ der Umsetzung, alle Mitarbeitenden entsprechend zu qualifizieren und vor allem „schnelle Erfolge“ zu feiern.

Das Ziel der Prozessanalyse besteht in der Identifikation und Bewertung von Verbesserungspotentialen, Schwachstellen sowie Lösungsansätzen im Hinblick auf eine Steigerung der Effektivität und Effizienz der Prozesse. Viele unterschiedliche Indikatoren können auf Schwachstellen hinweisen, zum Beispiel Redundanzen von Aufgaben (Doppelarbeit), Brüche bei der Technik (Systembrüche), Insellösungen passen nicht in das Gesamtsystem, Übergabeprobleme oder Ressourcenengpässe.

Die Definition und Auswertung von Kennzahlen bietet ebenfalls erhebliches Potential, um Transparenz über den Leistungsstand der Prozesse zu schaffen.

Für jede Phase haben wir in unserem Framework eine Auswahl an Methoden, Templates, Tools und Best Practice Ansätzen zur Verfügung, um ein bestmögliches Ergebnis für unsere Kunden zu erzielen.

Erfahrungsgemäß ergeben sich im Projektverlauf Änderungen hinsichtlich Prioritäten bei der Vorgehensweise und/oder des Leistungsumfangs. Deshalb legen wir großen Wert auf eine regelmäßige und offene Kommunikation mit unseren Kunden und führen entsprechende Feedbackzyklen durch.

Change Management als entscheidender Faktor für erfolgreiche Veränderungsprojekte

Eines sollte Ihnen klar sein: Widerstand gegen Projekte kostet richtig Geld! Der häufigste Grund, weshalb Projekte mit dem Ziel der Prozessoptimierung scheitern, liegt in der fehlenden Akzeptanz des definierten Sollkonzepts. Und das liegt in der Regel daran, dass die beteiligten bzw. betroffenen Mitarbeitenden nicht ausreichend informiert und ihre Ideen sowie Bedenken nicht gehört worden sind.

Kommunizieren Sie von Beginn an offen, ehrlich und transparent. Interesse wecken, Akzeptanz schaffen und Mitarbeit sichern. Das sind die Schritte für eine erfolgreiche Transformation.

Die folgenden Punkte haben sich unserer Erfahrung nach als wichtigste Erfolgsfaktoren für die Umsetzung von Prozessoptimierungen erwiesen:

Offene und aktive Kommunikation über das Projekt, die Ziele und Vorgehensweise
„Management Attention“ von Beginn an
Aktives Einbinden von Mitarbeitern in die Projektarbeit
Realistische Planung auf Basis der Rahmenbedingungen
Wichtige Stakeholder wie z.B. Betriebsrat, interne IT frühzeitig einbinden

Unsere Leistungen

Wir verstehen die Bedeutung von optimierten Prozessen und einer effizienten Organisation für den Unternehmenserfolg. Deshalb bieten wir eine professionelle Beratung, die auf einem praxiserprobten und standardisierten Vorgehensmodell basiert. Unser erfahrenes Team aus Beraterinnen und Beratern bringt eine tiefe Expertise mit, um Ihr Unternehmen auf dem Weg zu einer verbesserten Performance zu begleiten.

Wir beginnen mit einer gründlichen Analyse Ihrer bestehenden Prozesse und Organisationsstrukturen, um Optimierungspotenziale zu identifizieren. Darauf aufbauend entwickeln wir individuell zugeschnittene Lösungen, die genau auf die spezifischen Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens abgestimmt sind. Unser Ansatz ist dabei stets flexibel und berücksichtigt die einzigartigen Herausforderungen, denen sich Ihr Unternehmen gegenübersieht.

Die Implementierung der Optimierungsmaßnahmen erfolgt Hand in Hand mit einer kontinuierlichen Begleitung durch unsere Experten, um den Erfolg zu sichern und eine nachhaltige Wirkung zu gewährleisten. Wir streben danach, die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen zu erhöhen und Ihre operative Effizienz zu steigern. Dabei setzen wir auf bewährte Methoden und die neuesten Technologien, um dauerhafte Verbesserungen und messbare Erfolge zu erzielen.